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Sistema de Protocolo
O sistema de protocolo permite realizar o cadastro de processos, gerar um número único de protocolo e encaminhá-lo/tramitá-lo para os departamentos da instituição. Esses protocolos podem ser internos ou oriundos de outros órgãos ou instituições. Quando processo é interno no cadastro é gerado um número de protocolo de acordo com o ano atual. No caso dos processos externos, ao cadastrá-lo permite incluir o código do processo que foi cadastrado pela outra instituição (o código que vem o processo da outra instituição).
O setor responsável pelo sistema de protocolo é o Departamento de Serviços Gerais - DIRSEG , que tem como responsável/patrocinador o servidor Luiz Carlos Frangullys, a quem devem ser reportadas as solicitações de melhorias do sistema.
Acesso ao sistema e Responsáveis
Para ter acesso ao sistema consulte o responsável por concessão de acesso ao sistema do seu câmpus.
Funcionalidades do Sistema
Principais Funcionalidades
| Funcionalidade | Descrição | Situação Origem/Destino | |
|---|---|---|---|
| 1 | Cadastro - Protocolo | Cadastrar novo protocolo ou incluir protocolo externo. | Abertura |
| 2 | Cadastro - Trâmite | Incluir parecer/justificativa. Encaminhar para outro setor/pessoa. Cancelar encaminhamento de protocolo no setor/pessoa de origem. Receber protocolo no setor de destino. Finalizar com protocolo atendido com sucesso. Finalizar com protocolo não atendido com sucesso. Reabrir protocolo já finalizado. | Parecer/Em análise Pendente de Recebimento/Encaminhado Envio Cancelado Recebido no setor/Em análise Finalizado Deferido Finalizado Indeferido Reabertura de Processo |
Outras Funcionalidades
| Funcionalidade | Descrição | |
|---|---|---|
| 1 | Cadastro - Área de Protocolo | Incluir/Alterar Área de Protocolo. |
| 2 | Cadastro - Área/Assunto de Protocolo | Incluir/Alterar Assunto por Área de Protocolo. |
| 3 | Cadastro - Objeto/Documento de Protocolo | Incluir/Alterar Objeto/Documento de Protocolo. |
| 4 | Cadastro - Pessoa Externa/Orgão Externo (Outra Pessoa) | Incluir/Alterar Outra Pessoa de Protocolo. |
| 5 | Cadastro - Servidor/UORG/Comissões/Externo/Fornecedor(Pessoa de Protocolo) | Incluir/Alterar Pessoa/Servidor/UORG/Externo de Protocolo. |
| 6 | Cadastro - Tipo de Objeto/Documento de Protocolo | Incluir/Alterar Tipo de Objeto/Documento de Protocolo. |
| 7 | Cadastro - Tipo de Pessoa de Protocolo | Incluir/Alterar Tipo de Pessoa de Protocolo. |
| 8 | Cadastro - Tipo de Situação de Protocolo | Incluir/Alterar Tipo de Situação de Protocolo. |
| 9 | Cadastro - Unidade Protocolizadora | Incluir/Alterar Unidade Protocolizadora. |
| 10 | Cadastro/Vínculo - Comissões/Grupos/Núcleos (Pseudo-Unidade Organizacional) | Incluir/Alterar Comissões/Grupos/Núcleos (Pseudo-Unidade Organizacional). Incluir/Alterar Vínculo de Servidor com Pseudo-Unidade Organizacional |
| 11 | Reabertura de Protocolo | Reabertura de Protocolo |
| 12 | Reimprimir Etiqueta | Reimprimir Etiqueta ou Capa de um Processo. |
| 13 | Vínculo - Assunto/Setor/UORG | Incluir/Alterar Assuntos vinculados a um Setor/UORG. |
| 14 | Vinculo - Servidor com Unidade Organizacional Alternativa | Incluir/Alterar Vínculo de Servidor com Unidade Organizacional Alternativa. |
| 15 | Vínculo - Unidades Protocolizadoras/Usuário | Vínculo - Unidades Protocolizadoras por Usuário (Servidor-UTFPR como Usuário-FUNTEF de Protocolo) |
Principais Dúvidas
| Dúvida | Solução | Itens Relacionados | |
|---|---|---|---|
| 1 | Não tenho acesso ao sistema de Protocolo. | Peça para a sua chefia solicitar acesso ao sistema. A chefia deve entrar em contato com o responsável por concessão de acesso do sistema de protocolo do seu campus, e solicitar acesso. | Concessão de Acesso |
| 2 | Não consigo visualizar setor ou comissão que estou vinculado. | Entre em contato com o responsável pelo sistema, no seu campus, e solicite o vinculo ao setor/comissão. | Cadastro - Servidor/UORG/Comissões/Externo/Fornecedor(Pessoa de Protocolo) Cadastro/Vínculo - Comissões/Grupos/Núcleos Vínculo - Servidor/Unidade Organizacional Alternativa |
| 3 | Não consigo visualizar o assunto que preciso. | Entre em contato com o patrocinador do sistema. | Vínculo - Assunto/Setor/UORG |
| 4 | Não consigo visualizar a Unidade Protocolizadora - FUNTEF. | Entre em contato com o responsável pelo sistema, no seu campus, e solicite o vinculo. | Vínculo - Unidades Protocolizadoras por Usuário |
| 5 | Está aparecendo a mensagem: Verifique seu acesso com o responsável pelo sistema, pois o seu setor não está vinculado. | ||
| 6 | Não consigo localizar a Pessoa/Servidor/Setor que preciso. | Entre em contato com o responsável pelo sistema, no seu campus, e solicite o cadastro da Pessoa/Servidor/Setor. | Cadastro - Pessoa/Servidor/UORG/Externo (Pessoa de Protocolo) Cadastro - Pessoa Externa/Orgão Externo (Outra Pessoa) |
Glossário
| Termo | Descrição |
|---|---|
| Área de Protocolo | Corresponde a área habilitada a gerar protocolo. É subdivida em assuntos. |
| Assunto por Tipo de Área de Protocolo | Corresponde aos assuntos por área habilitada a gerar protocolo que um processo pode ter. |
| Documento | Toda informação registrada em qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa. |
| Interessado | Pessoa (Servidor, Aluno ou Externo) ou órgão ou entidade da administração pública ou não, a quem o documento, avulso ou processo, está diretamente relacionado. |
| Número Único de Protocolo (NUP) | É o código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da Administração Pública Federal, ou seja número gerado ao registrar um processo. |
| Objeto/Documento de Protocolo | Trata-se do objeto/documento que é acrescentado e acompanha o protocolo, na abertura ou nos trâmites. |
| Outra Pessoa de Protocolo | Trata-se de uma pessoa externa a instituição. Pode ser uma pessoa ou outro órgão ou instituição. |
| Outro Usuário de Protocolo | É a pessoa que é usuário do sistema mas não é servidor da instituição. |
| Pessoa de Protocolo | Trata-se do protocolante, quem solicita o protocolo ou para quem o protocolo será encaminhado/tramitado. Pode ser um servidor, aluno, setor, fornecedor, unidade organizacional, unidade organizacional fictícia, outra pessoa ou outro usuário. |
| Processo | Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. |
| Protocolo | Serviço, centralizado ou descentralizado, encarregado das atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos. |
| Protocolo Interno | É o protocolo gerado institucionalmente. |
| Protocolo Externo | É o protocolo oriundo de outra instituição/órgão. |
| Tipo Objeto/Documento | Termo que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica do registro. |
| Tramitação | Movimentação do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. |
| Unidade Organizacional ou UORG | Setor existente na instituição. |
| Unidade Organizacional Alternativa | É o setor alternativo do servidor além do qual está lotado. |
| Unidade Organizacional Fictícia ou Pseudo-Unidade Organizacional | Trata-se de comissões ou núcleos que não existem fisicamente e foram instituídos via portaria. |
| Unidade Protocolizadora | Trata-se da unidade que pode gerar protocolos. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade organizacional que tenha, dentre suas competências, a responsabilidade pela autuação/numeração de processos e/ou documentos e/ou avulsos, produzidos e recebidos, bem como pela autuação de documentos avulsos para a formação de processos, conforme os procedimentos estabelecidos nas normativas em vigor. |
| Usuário-FUNTEF | Usuário que pode gerar protocolos com a Unidade Protocolizadora pertencente a Fundação. |
