Sistema de Protocolo

O sistema de protocolo permite realizar o cadastro de processos, gerar um número único de protocolo e encaminhá-lo/tramitá-lo para os departamentos da instituição. Esses protocolos podem ser internos ou oriundos de outros órgãos ou instituições. Quando processo é interno no cadastro é gerado um número de protocolo de acordo com o ano atual. No caso dos processos externos, ao cadastrá-lo permite incluir o código do processo que foi cadastrado pela outra instituição (o código que vem o processo da outra instituição).

O setor responsável pelo sistema de protocolo é o Departamento de Serviços Gerais - DIRSEG , que tem como responsável/patrocinador o servidor Luiz Carlos Frangullys, a quem devem ser reportadas as solicitações de melhorias do sistema.

Acesso ao sistema e Responsáveis

Para ter acesso ao sistema consulte o responsável por concessão de acesso ao sistema do seu câmpus.


Funcionalidades do Sistema

Principais Funcionalidades

Funcionalidade Descrição Situação Origem/Destino
1 Cadastro - Protocolo Cadastrar novo protocolo ou incluir protocolo externo. Abertura
2 Cadastro - Trâmite Incluir parecer/justificativa.
Encaminhar para outro setor/pessoa.
Cancelar encaminhamento de protocolo no setor/pessoa de origem.
Receber protocolo no setor de destino.
Finalizar com protocolo atendido com sucesso.
Finalizar com protocolo não atendido com sucesso.
Reabrir protocolo já finalizado.
Parecer/Em análise
Pendente de Recebimento/Encaminhado
Envio Cancelado
Recebido no setor/Em análise
Finalizado Deferido
Finalizado Indeferido
Reabertura de Processo


Outras Funcionalidades

Funcionalidade Descrição
1 Cadastro - Área de Protocolo Incluir/Alterar Área de Protocolo.
2 Cadastro - Área/Assunto de Protocolo Incluir/Alterar Assunto por Área de Protocolo.
3 Cadastro - Objeto/Documento de Protocolo Incluir/Alterar Objeto/Documento de Protocolo.
4 Cadastro - Pessoa Externa/Orgão Externo (Outra Pessoa) Incluir/Alterar Outra Pessoa de Protocolo.
5 Cadastro - Servidor/UORG/Comissões/Externo/Fornecedor(Pessoa de Protocolo) Incluir/Alterar Pessoa/Servidor/UORG/Externo de Protocolo.
6 Cadastro - Tipo de Objeto/Documento de Protocolo Incluir/Alterar Tipo de Objeto/Documento de Protocolo.
7 Cadastro - Tipo de Pessoa de Protocolo Incluir/Alterar Tipo de Pessoa de Protocolo.
8 Cadastro - Tipo de Situação de Protocolo Incluir/Alterar Tipo de Situação de Protocolo.
9 Cadastro - Unidade Protocolizadora Incluir/Alterar Unidade Protocolizadora.
10 Cadastro/Vínculo - Comissões/Grupos/Núcleos (Pseudo-Unidade Organizacional) Incluir/Alterar Comissões/Grupos/Núcleos (Pseudo-Unidade Organizacional).
Incluir/Alterar Vínculo de Servidor com Pseudo-Unidade Organizacional
11 Reabertura de Protocolo Reabertura de Protocolo
12 Reimprimir Etiqueta Reimprimir Etiqueta ou Capa de um Processo.
13 Vínculo - Assunto/Setor/UORGIncluir/Alterar Assuntos vinculados a um Setor/UORG.
14 Vinculo - Servidor com Unidade Organizacional Alternativa Incluir/Alterar Vínculo de Servidor com Unidade Organizacional Alternativa.
15 Vínculo - Unidades Protocolizadoras/Usuário Vínculo - Unidades Protocolizadoras por Usuário (Servidor-UTFPR como Usuário-FUNTEF de Protocolo)



Principais Dúvidas

Dúvida Solução Itens Relacionados
1 Não tenho acesso ao sistema de Protocolo. Peça para a sua chefia solicitar acesso ao sistema. A chefia deve entrar em contato com o responsável por concessão de acesso do sistema de protocolo do seu campus, e solicitar acesso. Concessão de Acesso
2 Não consigo visualizar setor ou comissão que estou vinculado. Entre em contato com o responsável pelo sistema, no seu campus, e solicite o vinculo ao setor/comissão. Cadastro - Servidor/UORG/Comissões/Externo/Fornecedor(Pessoa de Protocolo)
Cadastro/Vínculo - Comissões/Grupos/Núcleos
Vínculo - Servidor/Unidade Organizacional Alternativa
3 Não consigo visualizar o assunto que preciso. Entre em contato com o patrocinador do sistema. Vínculo - Assunto/Setor/UORG
4 Não consigo visualizar a Unidade Protocolizadora - FUNTEF. Entre em contato com o responsável pelo sistema, no seu campus, e solicite o vinculo. Vínculo - Unidades Protocolizadoras por Usuário
5 Está aparecendo a mensagem: Verifique seu acesso com o responsável pelo sistema, pois o seu setor não está vinculado.
6 Não consigo localizar a Pessoa/Servidor/Setor que preciso. Entre em contato com o responsável pelo sistema, no seu campus, e solicite o cadastro da Pessoa/Servidor/Setor. Cadastro - Pessoa/Servidor/UORG/Externo (Pessoa de Protocolo)
Cadastro - Pessoa Externa/Orgão Externo (Outra Pessoa)



Glossário

Termo Descrição
Área de Protocolo Corresponde a área habilitada a gerar protocolo. É subdivida em assuntos.
Assunto por Tipo de Área de Protocolo Corresponde aos assuntos por área habilitada a gerar protocolo que um processo pode ter.
Documento Toda informação registrada em qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa.
Interessado Pessoa (Servidor, Aluno ou Externo) ou órgão ou entidade da administração pública ou não, a quem o documento, avulso ou processo, está diretamente relacionado.
Número Único de Protocolo (NUP) É o código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da Administração Pública Federal, ou seja número gerado ao registrar um processo.
Objeto/Documento de Protocolo Trata-se do objeto/documento que é acrescentado e acompanha o protocolo, na abertura ou nos trâmites.
Outra Pessoa de Protocolo Trata-se de uma pessoa externa a instituição. Pode ser uma pessoa ou outro órgão ou instituição.
Outro Usuário de Protocolo É a pessoa que é usuário do sistema mas não é servidor da instituição.
Pessoa de Protocolo Trata-se do protocolante, quem solicita o protocolo ou para quem o protocolo será encaminhado/tramitado. Pode ser um servidor, aluno, setor, fornecedor, unidade organizacional, unidade organizacional fictícia, outra pessoa ou outro usuário.
Processo Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
Protocolo Serviço, centralizado ou descentralizado, encarregado das atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos.
Protocolo Interno É o protocolo gerado institucionalmente.
Protocolo Externo É o protocolo oriundo de outra instituição/órgão.
Tipo Objeto/Documento Termo que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica do registro.
Tramitação Movimentação do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
Unidade Organizacional ou UORG Setor existente na instituição.
Unidade Organizacional Alternativa É o setor alternativo do servidor além do qual está lotado.
Unidade Organizacional Fictícia ou Pseudo-Unidade Organizacional Trata-se de comissões ou núcleos que não existem fisicamente e foram instituídos via portaria.
Unidade Protocolizadora Trata-se da unidade que pode gerar protocolos. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade organizacional que tenha, dentre suas competências, a responsabilidade pela autuação/numeração de processos e/ou documentos e/ou avulsos, produzidos e recebidos, bem como pela autuação de documentos avulsos para a formação de processos, conforme os procedimentos estabelecidos nas normativas em vigor.
Usuário-FUNTEF Usuário que pode gerar protocolos com a Unidade Protocolizadora pertencente a Fundação.


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